"¿Otra reunión? Tengo tantas cosas que hacer... ¡sólo pierdo el tiempo!"

Supongo que te será familiar este tipo de comentarios cuando te convocan a una reunión (o, peor aún, cuando tú convocas a tu equipo). Y es que, las reuniones suelen ser poco efectivas. Las personas sienten que es una pérdida de tiempo pues parece que se logran pocos acuerdos y muchas veces parece que sólo cuentan las opiniones de unos cuántos.

Existen numerosos artículos sobre cómo hacer reuniones más efectivas y eficientes, pero parece difícil implementar todas las sugerencias. Cuando pensamos en reuniones poco relevantes, podemos pasar por alto algunos aspectos sobre cómo se llevan a cabo. Pero cuando estas son cruciales para definir el rumbo de nuestro trabajo o nuestra organización, dejar a un lado esos aspectos puede ser determinante para el éxito o el fracaso de nuestras estrategias.

Una reunión eficiente es crucial para el éxito o el fracaso de nuestras estrategias

Por ejemplo, una reunión para la planeación de los próximos meses de trabajo en el equipo o la organización debe ser una prioridad. En ella se debería poder sentar a la mesa a las personas clave (y con ello no me refiero necesariamente a las personas que en la estructura jerárquica tengan una posición de liderazgo, sino a aquellos que su trabajo o su influencia es clave). Además debería ser posible tener un espacio abierto para el diálogo, donde las opiniones de todos los involucrados sean considerados y donde los acuerdos alcanzados sean de beneficio e interés de todos, en la medida de lo posible.

Una posible limitante para lograr lo anterior es que quien normalmente dirige estas reuniones son personas que están involucradas en el día a día de la empresa, con una visión subjetiva de las cosas, y muchas veces con un alto cargo (lo que generalmente inhibe la participación abierta). Si esa persona no tiene habilidades de facilitación y la apertura para involucrar a las personas y otros puntos de vista de manera objetiva, los resultados son limitados (y en muchos casos mediocres). En un caso como ese, contar con la intervención de una tercera persona externa, capaz de llegar con una visión neutral y de apertura, puede ser el ingrediente clave para el éxito de la reunión y, más importante aún, de que los próximos pasos sean acordados e implementados de manera eficiente y efectiva.

El facilitador cumple dicha función. La facilitación es, como su nombre lo dice, hacer fácil. Es el uso de una tercera persona neutral para ayudar a grupos a alcanzar objetivos comunes por medio del liderazgo y el manejo de los procesos. El facilitador es experto en diseñar y coordinar procesos de diálogo entre personas para alcanzar los objetivos comunes y evitar conflictos. Además, promueve la participación de todos, el entendimiento mutuo y cultiva la responsabilidad compartida.

"Demasiados gerentes y organizaciones pasan por alto los beneficios de incorporar la facilitación en sus rutinas estándar. Como resultado, pierden tiempo y dinero, y el riesgo de escalar un conflicto que podría resolverse en sus primeras etapas."

L. Susskind, Bring Talks Back on Track.